为充分利用资源、提高资源效益，现对会议活动场所开放服务作如下规定：
一．开放服务范围
本规定所指会议活动场所开放服务，是会议活动场所一次性或短期出借使用。房屋及建筑物租赁使用不在此规定范围。
1．凡委托后勤服务公司会务服务部管理的会议室、接待室，除综合楼九楼、十楼会议室和接待室外，均属于开放服务范围。
2．体育部使用管理的体育场、馆，工会、学生处分别使用管理的职工俱乐部、学生活动中心开放服务管理办法另行制定。
3．培训中心住宿部内设的会议室、活动室开放服务管理规定，由后勤服务公司制定标准报学校财务处批准后执行。
二．开放服务管理单位
1．全校会议活动场所，除体育场馆、学生活动中心、职工俱乐部外，其使用管理的责任单位为校长办公室。会议活动场所出借，必须报经校长办公室同意。
学校党办、校办通知安排的会务活动场所，其使用时间内，不得出借。
2．后勤服务公司会务服务部系学校委托开放服务管理的责任单位，具体负责规定范围内会议活动场所的开放服务管理工作。
3．资产管理处系学校房屋及建筑物管理的职能部门，行使会议活动场所使用监督及具有协助做好有关结算工作的责任。
4．财务处系会议活动场所开放服务管理财务监督和结算的责任单位。
5．保卫处系会议活动开放服务安保工作审批和监督的责任单位。
三．会议活动场所出借办法
1．校外企事业单位一次性或短期借用本校会议活动场所由借用单位与后勤服务公司会务服务部直接联系，经校长办公室批准后签订会议活动场所借用合约单。借用单位需符合以下基本条件：
（1）借用会议活动场所的单位须具备企事业单位法人或社团法人资格，自发性的组织或个人不予接待。
（2）借用会议活动场所的单位须事先说明用途，不得从事迷信活动或举办有拗于四项基本原则和精神文明的会议活动。
（3）遵守本校会议活动场所使用管理规定和校园治安管理规定，承担举办会议活动的安全责任和财产物资损坏赔偿责任。
2．除校部或学校领导安排的会议活动外，各部门和校内各社会团体使用会议活动场所，应事先填写会议活动场所使用申请单，送交后勤服务公司会务服务部统筹安排。
3．后勤服务公司会务服务部应按会议活动场所使用的实际情况，报经校长办公室批准后，确定出借会议活动场所及出借时间，签定会议活动场所出借合约单。
4．出借的会议活动场所，在借用单位举办会议活动时，后勤服务公司会务服务部应有专人在现场服务管理。
5．会议活动结束后，会务服务部服务管理（或值班）人员，应会同借用单位承办人员对会议活动场所设施设备进行清点验收，若有损坏或遗失，应请借用单位承办人员签证。
6．会务服务部应按合约中规定的出借费用数额办理结算手续。
四．会议活动场所出借收费标准
1．会议活动场所出借收费标准按下列原则确定：
（1）会议活动场所出借时间每4小时为1个单元，不足4小时，按4小时计算。
（2）会议活动场所按其使用功能和设施分为A、B、C三级。各级会议活动场所每平方米使用面积、每单元使用时间收费标准如下：
A：3.0元
B：2.0元
C：1.0元
各会议活动场所每单元收费标准见附件1。
2．校内各部门和社会团体借用会议活动场所，按核定标准的三分之一支付后勤服务管理费（含茶水费）。
3．茶水费单项收费标准为每位2.0元。出借费用或仅支付服务管理费的实际数额低于茶水费的计算额，应按茶水费的数额支付。
五．会议活动场所出借费用结算办法
1．会议活动场所出借费用，一般不予减免或全免。特殊情况，应由校领导或借用单位的协作部门负责人签证，减免或全免的数额在相应的学校或部门的办公费中支付。
校领导亲自主持或确定举办的会议活动，不属于此项规定范围。
2．后勤服务公司会务服务部应至资产管理处总务管理科办理缴款手续，全部收入上缴学校财务处，由学校财务处出具票据。会务活动场所出借收入应单列科目进行财务管理。
3．按照《后勤服务管理协议》中《后勤服务管理项目合同费用核定办法（试行）》第十三项“会务活动服务管理费”第（三）款规定，50%上缴学校，50%作为服务管理费返回后勤服务公司。
六．其他
1．本规定自颁发之日起施行。
2．学校相关规定均以此规定为准。
3．本规定的解释权属学校校长办公室。
附件1
上海第二工业大学会议活动场所出借费用核定标准
|
会议活动场所
名称 |
地点
|
收费等级 |
使用面积（M2） |
每单元时间
收费标准（元） |
|
第一会议室 |
1# 102室
|
B |
174 |
350 |
|
第二会议室 |
1# 104室
|
C |
116 |
120 |
|
接待室 |
1# 101室
|
C |
56 |
60 |
|
第一演讲厅 |
18# 307室
|
B |
500 |
1000 |
|
第二演讲厅 |
18# 201室
|
A |
250 |
750 |
|
学生活动中心 |
2# 300室 |
A |
300 |
900 |
各级会议活动场所功能配备简介
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|
话筒音响
|
投影仪使用 |
手提电脑使用条件 |
茶水供应 |
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A级
|
√ |
√ |
√ |
服务员冲泡 |
|
B级
|
√ |
√ |
|
备有茶叶，饮用水 |
|
C级 |
√ |
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|
需事先约定 |
茶水费为每位2元，A、B级场所不再另收茶水费。
附件2
上海第二工业大学会议活动场所外借合约单
借用单位：
借用场所：
借用时间： 年 月 日 时至 月 日 时
规模人数： 人
借用要求：1.
2.
3.
借用承诺：1. 遵守学校会议活动场所使用管理要求，保持环境整洁，不吸烟、不乱抛口香糖等杂物。
2．遵守学校治安管理规定，确保安全使用。若因借用单位管理和使用不当造成安全事故，借用单位自行承担责任。
3．遵守学校财产物资规定，损坏设备设施按原值赔偿。
出借方：上海第二工业大学会务服务部
服务承诺：1. 按时按要求提供会议活动场所。
2. 按级提供会议活动场所基本条件，确保用电和基本设施，确保会议活动场所卫生整洁。
3. 按借用方要求，可代制作会标，费用另计。
服务权益：1. 现核定使用场所实际使用 单元，应收会议活动服务管理费 元（大写： 仟 佰 拾 元整。
2. 现核定应收茶水费 元。
（大写： 佰 拾 元整）。
借用方： 出借方：上海第二工业大学会务服务部
（签名） （签名）
年 月 日 年 月 日
附件3
上海第二工业大学各部门（含校内社团）
会议活动场所使用申请单
使用部门（含校内社团）：
1．使用场所：
2．使用时间：
3．规模人数：
4．使用要求：
5．服务管理费支出渠道：
会务服务部核定：
1．应收服务管理费 元（ 佰 拾 元整），
2．应收茶水费 元（ 佰 拾 元整）。
使用部门签名： 会务服务部承办人签名：
年 月 日 年 月 日
