为了进一步加强我校科研档案的管理工作，确保科研档案的完整、准确、系统，更好地发挥科研档案在学校建设中的作用，根据国家教委、国家档案局《关于印发科学技术研究档案管理暂行规定的通知》及《普通高等学院档案管理办法》的要求，结合我校实际，制定本管理办法。

一、科研档案管理的职责

 1. 科研档案是指在项目申请、科研实验、技术鉴定、评审、推广应用和申报成果、奖励等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等文件材料。

 2. 科研档案是科研活动的真实历史纪录，是科研管理的重要组成部分，各单位应将科研档案与科研计划管理、课题管理、成果管理紧密结合，切实做到贯穿于科研管理的始终，确保科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。

 3. 科研文件材料的积累、整理、归档是科级人员的职责，各单位要将科研文件材料的归档工作纳入有关科研人员的岗位职责与工作程序，并作为考核干部工作实绩的内容之一。

 4. 科研课题的任务书、合同、协议书、研究计划、鉴定会文件材料及研究过程中形成的原始记录，均由课题组负责收集整理，科研综合性管理文件由科研处负责收集整理。

 5. 科研档案由校综合档案室负责统一保管，并对科研部门的档案业务进行指导。

二、科研档案的建立与管理

1. 实行科研项目负责人主持立卷归档的责任制，开题之始项目负责人持立项通知单到科研处领取档案材料积累袋、科研文件材料归档须知等，并督促组内成员及时将形成的文件材料妥善保管。

2. 本校各课题组确定一名归档人员负责该项目文件材料的收集、整理、登记工作，并与科研管理部门、校综合档案室保持联系。

3. 科研文件材料的整理要遵循材料形成的规律，保持文件的系统联系，一般可按课题的准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用四个工作阶段整理组卷。

4. 归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果的原始材料。

5. 对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收的同时，课题组必须将有保存价值的材料送交科研管理部门审查验收，并填写《科研项目文件材料归档审查表》。

6. 几个单位协作的科研项目，由主持单位保存一套完整档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的正本外，应将复制本送交主持单位（校内系际协作项目同此原则）。

三、科研档案的归档

1. 科研项目鉴定（验收）会结束后，课题组负责人需检查材料是否完整、准确，并在签名后的两个月内交给科研处。由科研处向综合档案室归档。

2. 管理性文件由科研处于次年六月底以前交综合档案室。

3. 归档文件材料的质量要求

（1）归档文件禁止使用铅笔、圆珠笔，必须用碳素墨水、蓝黑墨水书写，或使用计算机。

（2）归档文件必须是原件，已打印的材料，需归打印件和原件各一份。

（3）科研记录一律使用A4纸，注意在纸张左边留出3厘米装订线，打印制作表格等应选用A4或A3纸。

（4）实验原始记录应注明实验人姓名、日期等，照片（应用原件）背面写上拍摄时间、地点、人物、事件，于课题完成后归档。

四、归档范围和保管期限（见附件）

 1. 科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理及申报科学基金和学会学术活动材料

 2. 科研准备阶段：课题报告、计划任务书、调研报告、方案论证、委托书、协议书、项目合同

 3. 研究实验阶段：实验、测试、观测等原始记录、图表照片、实验报告、计算材料

 4. 鉴定验收阶段：研究工作报告、专题总结、论文、著作、工艺技术报告、专家评审意见、鉴定材料

 5. 成果申报奖励阶段：申报书、登记表、成果评估意见、成果奖励申报、审批材料、获奖材料

 6. 推广应用阶段：推广应用方案、转让合同、协议书、生产定型鉴定材料、对外学术交流材料

五、归档手续和要求

 1. 归档的文件材料要完整、准确、系统、签署手续应符合有关规范和要求。

 2. 归档文件材料字迹工整、图面清晰（必须是新蓝图），格式规范。

 3.归档时必须由归档人注明保密事项，要履行交接手续，认真填写移交清单，一式二份，双方各执一份。

 4. 归档的文件材料须按各阶段文件材料的形成规律排列，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和提供利用，项目（课题）负责人必须对归档文件材料予以审查，并签署审查意见。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

备注：

KY11  综合

       科研经费管理、学术活动材料如此

KY11  综合

       按学科或专业或项目设置类目

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1、项目立项后，课题组要指定一名课题成员专门负责本项目文件材料的积累、整理、保管和使用，并将课题成员的姓名、联系电话、联系地点告知科技处。

2、文件材料要集中放入文件袋，并制作文件目录清单。材料离开文件袋，要作去向记录，使用完毕及时催还。

3、文件材料收集范围和内容可参阅《上海第二工业大学科研档案归档范围》规定要求。

4、要收集的文件材料均需是原件。利用网络系统上报的项目，要及时打印好相应的纸质材料予以保存。

5、要特别注意收集反映项目研究的实验记录、测试报告、试验报告、数据处理、重要照片、阶段总结等材料。

6、项目结束后，要将所有文件材料收集齐全、清点整理好，并检查署名、签章、日期等材料有效性记录内容。然后，悉数将材料移交给科技处，并填写《科研项目文件材料归档审核表》等。

7、为了使归档材料能长期保存，所有记录内容最好采用黑墨水笔书写或用计算机打印，字迹要工整、清晰。

8、文件材料准备不合格的项目，不予办理验收等审批手续。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

注：1. 归档材料必须是原始材料。请用黑墨水笔或打印方式填写本表。

2. 本表“文件材料名称”中没有对应的栏目，可以在空格中补充填写。