第一步 预立卷
按以下顺序进行：文件分类——组卷
（一） 文件分类
1. 按照谁主办、谁立卷、谁归档的部门立卷归档原则，由各部门的兼职档案员负责将已办理完毕的（一般文件、需办理的文件）文件材料进行分类、整理。
2. 按照归档范围，剔除无需归档的文件材料，包括上级来文中的普发件，对照本部门的收发文登记本级本部门的实际工作，检查材料是否齐全、完整、系统。
（二） 组卷注意事项
1. 上级机关的文件前必须有文件处理单，内容必须填写完整；
2. 学校发文除了有正文外，还必须有发文稿纸，里面内容都必须填写并在文号处加盖公章
若正文内容与原稿有重大修改，则原稿也必须归档：若正文与原稿均为计算机打印件，且内容完全一致，则原稿不必归档；文件排列顺序为：正文——发文稿纸——原稿；
3. 部门向学校或上级机关请示做某事，必须有批复（书面、口头、电话）、内部请示稿纸，所有内容都必须填写，卷内文件的排列顺序为：批复——请示稿纸——请示正文及其他材料。
4. 组卷基本原则：
（1） 分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开。
如：一般文件归入文件形成年度；
跨年度的请示与批复，归入批复年度；
跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一年度；
跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议材料归入结案年度；
法规性文件，归入公布和批准的年度；
按学年处理的文件，归入专门年度；
科研、基建、设备项目分别归入鉴定、结项、竣工及引进年度；
重大活动的文件材料归入结束年度；
各类学生成绩归入专门年度；学位论文归入授予学位年度。
（2） 分问题：将文件按其内容所反映的问题分开，以问题为主进行立卷。
如：会议文件，按会议的届次组卷，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷；
同一性质问题组成一卷或数卷；
非诉讼性案件材料，按立卷问题或按人立卷，可以一案一卷；一案数卷；
统计、报表、名册等，按照名称组卷；
学校管理和业务活动形成的文件材料，按单一问题组卷；
工作计划、总结等文件材料，按部门责任人或活动项目组卷；
简报按名称或期号组卷；
科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或一项数卷。
（3） 分期限：将文件按不同的保管期限分开。
（4） 卷内文件按重要程度或时间顺序排列。
如：批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
非诉讼性案件，结论性材料在前，依据性材料在后；
其他文件材料按时间顺序排列。
第二步 编写页号、编制卷内目录、填写备考表
按以下顺序进行：编写页号——编制卷内目录——填写备考表
（一） 编写页号注意事项
1. 卷内文件无论单面或双面只要有文字，均在每一面编写一个页号；
2. 页号应用号码机加碳素墨水敲出，每卷起始号为1，号码敲在正面的右上角、反面的左上角；
3. 组卷一般不得超过200页；
4. 卷内目录、备考表均不编页号。
（二） 填写卷内目录注意事项
1. 序号：一个文件材料为一个序号，有几个文件材料就填几个序号；以卷内文件排列的先后顺序填写，附件不编序号，一卷内有两页以上卷内目录，序号必须连写；
2. 文号：文件制发机关的发文字号；没有文件编号的就不要填写；
3. 责任者：指形成该文件的部门或对文件负责的署名者；
4. 提名：即文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加[ ]号用五号或四号仿宋体打印，一行空格内可写两行，余下的写在下一空格内；
5. 日期：指本份文件形成的日期；
6. 页号：指卷内文件材料起页数的编号，有文字或图文的都要编号，每张卷内目录内最后一份文件需要写上起——止号；
7. 备份：如果文件是复印件或有特殊情况，必须写明。
（三） 填写备考表注意事项
1. 卷内文件有关情况说明：指填写卷内文件缺损补充，移出等情况；
2. 立卷人：由部门兼职档案员签名；检查人：由部门领导检查卷内文件的完整性并签名，必须由本人用碳素墨水笔亲自签名；其余内容可以用计算机填写。
第三步 编写页号、编制卷内目录、填写备考表
按以下顺序进行：卷内目录——编号页码的文件材料——备考表
——拟写标题——装订——填写封面
（一） 装订案卷注意事项
1. 将大小不一的文件材料用裱糊、折叠的办法折成A4纸大小；
2. 一定要去掉文件上的金属物（大头针、回形针等）；
3. 采用三孔一线装订法，线头应在里面；
4. 封面太宽可折边。
（二） 拟写案卷标题注意事项
1. 拟写案卷标题：应简明确切，主题突出，结构完整，体式一致。一般包括卷内文件作者、内容和文种名称三部分（不得简称本校、上级）。字数不得超过５０ 个字（包括标点符号）。两个以上文件作者可用“等”字概括。
2. 标题中数字均用阿拉伯数字表示，案卷标题中除书名号、引号、顿号外，不能用其他标点符号。
（三） 填写案卷封面注意事项
1. 封面上的内容必须填写完整：学校全称、分类名称、案卷标题、起止日期、保管期限、件、页数、归档号前二项；
2. 件、页数：是指这一本档案的总件、页数；
3. 起止日期：是指这一本档案中所有文件材料形成的起止日期。
第四步 移交
按以下顺序进行：编制移交清单——清单
（一） 编制移交清单注意事项
- 移交清单必须一式二份；
- 序号：一卷为一个序号，一个部门若有两张以上的移交清单，序号必须连写；
- 归档号前二项——年份＋分类号＋Ｎ；
- 案卷标题：填写这一本案卷的案卷标题，其余项目也必须填写；
- 移交人和部门领导必须用碳素墨水笔亲自签名。
（二） 移交注意事项
- 移交人和接收人共同对照移交清单，一一点清移交案卷数；
- 接收人在检查案卷质量完全合格后正式接收进档案馆，并在移交清单上签字。
