出版物档案是指包括出版综合管理、编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》有关规定，结合我校的实际情况，特制定本制度。
一、出版类档案归档范围和保管期限表（见附件）
1. 有关出版管理工作的计划、总结、简报、规章、会议记录等材料；
2. 编辑出版合同、协议书、请示和批复；
3. 重要出版物的定稿（原稿）、复印件、审批单和审批意见，作者来往信件，再版修改意见；
4. 出版物的样品、出版发行记录、报酬、版税通知单等；
5. 获奖或复查处理情况文件材料。
二、归档手续和要求
1. 出版物出版后，责任编辑必须在一个月后将归档文件材料按彼此间的自然联系进行系统排列后交兼职指导员预立卷归档；
2. 出版物档案按出版物名称立卷，一书一刊组成一卷式数卷，期刊按年度立卷，不可混年立卷；
3. 跨年度的出版档案，放在出版物的出版年度立卷；
4. 归档时要履行交接手续，填写移交清单，一式二份，交接双方各执一份。
三、归档时间和份数
1. 归档时间：一般在次年六月底前由兼职档案员归档；
2. 归档份数：一般归一份，重要的或利用频繁的出版物可酌情增加份数。
附件：
出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综合管理
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序号 |
类目名称 |
保管期限 |
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1 |
上级有关编辑工作的文件材料 |
短期 |
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2 |
上级召开的编辑出版工作会议文件 |
短期 |
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3 |
本校（院）编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录等 |
永久 |
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4 |
本校（院）编辑出版工作规章制度、统计报表 |
永久 |
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5 |
编辑出版部门管理形成的文件材料 |
短期 |
