声像档案是指学校在社会活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音、录像、磁带、光盘、影视片等载体形式的历史记录。
为了加强本校声像档案的科学管理，充分发挥声像档案的作用，根据国家对声像档案管理的有关规定和要求，特制订本制度。
一、声像档案的归档范围（见附件）
1. 反映本校事业发展和历史面貌的声像档案。
2. 反映党、国家和省、市级领导人对本校的视察、检查等声像档案。
3. 反映本校党、政、工、团等各种活动形成的声像档案。
4. 反映各职能部门业务特色的声像档案。
5. 反映本校外事工作，对外宣传等各种声像档案。
二、声像档案的保管期限和密级
按所指示的内容或专题可分为永久、长期和机密、一般。
三、声像档案的整理
1. 要保持其有机联系，保持声像材料的齐全、完整。
2. 录音（像）带、光盘按所揭示的内容或专题进行整理，做到永久、长期分开，机密和一般分开。同一内容或专题分录几盘（张），应视为一个保管单位，录音（像）带、光盘的盒套外要贴上标签，标明标题、作者、录制时间、数量等。
3. 一个专题或一个活动形成的内容可组成一个或若干个保管单位，也可把相近的专题或单次活动组成一个保管单位。
4. 照片档案按《照片档案管理规范》（GB / T11821-89）规定，库中应与照片分别整理。照片档案每幅或每组照片应有规范的文字说明，说明该照片反映的主要内容，文字说明包括时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六个要素：
（1）时间：指事情发生或事物变化产生的时间和拍摄时间（用阿拉伯数字表示，年、月、日，如2000.3.22）。
（2）地点：指被摄物所在的具体地点。
（3）事由：指照片摄像所反映事件、事物的情由。
（4）人物：指照片摄像上主要人物的姓名、身份
（5）背景：指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景
（6）摄像者：指照片的拍摄单位和拍摄人
5. 照片档案分类和编号要求
（1）底片或数码光盘应单独整理和存放，并编大流水号
（2）底片放入底片袋保管，底片袋的右上方应标明底片号，大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号，数码光盘放入光盘档号册保管，并逐级标明底片号。
（3）照片号：案卷内照片的顺序号
（4）参见号：与本张（组）照片有联系的其他档案的档号
（5）照片分类：照片一般分为艺术照片、新闻照片、科技照片。照片分类按照《照片档案管理规定》的规定，在同一全宗内按年代——问题（专题）分类。如2005年，领导活动类、重要会议类、重大活动类、名人活动类、外事活动类、学校建设类等等。
四、声像档案的归档要求
1. 声像档案是全宗档案的一部分，必须实行集中统一管理，定期（每年年底）向本校（院）的档案管理部门归档。
2. 归档的声像材料一般应是原件，要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。
3. 归档时，要按照规定填写移交清单，办理交接手续。
4. 归档份数：一般归一份，重要的或利用频繁的可酌情增加份数。
附件：
声像类档案归档范围和保管期限表
SX11 综合
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序号 |
类目名称 |
保管期限 |
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1 |
上级党政领导和兄弟院校代表团及社会知名人士来校视察参观访问等情况 |
永久 |
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2 |
本校党政领导在任职期间的重要工作照及接待、出访情况 |
永久 |
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3 |
本校召开的重大会议：包括党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、表彰会及党政重大会议情况 |
永久 |
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4 |
本校的重大活动、重大纪念日活动情况 |
长期 |
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5 |
本校知名人士的活动情况 |
长期 |
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6 |
民主党派及港澳台同胞、归侨、少数民族的重大活动 |
长期 |
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7 |
本校少数民族与外单位的协作活动 |
长期 |
