一、基建档案管理的职责 
1、基建档案是指建设工程自提出、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工到交付使用全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体形态的文件材料，它是对工程项目进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。
2、 基建档案由校综合档案室负责统一保管，并对基建部门收集的建设项目文件材料进行归档业务指导和监督。                                        
3、基建部门必须把基建档案工作纳入本部门的工作计划、管理制度和基建人员岗位职责范围之中，加强领导和管理，确保归档的基建文件材料完整、准确、系统和使用安全。

二、基建档案的建立和归档
1、基建部门是基本建设文件材料的形成、汇总部门，要对各阶段建档工作实施有效监督。基建档案要与其它各项工作实行“四同步”，即在布置、检查、总结、验收基建工作的同时，布置、检查、总结、验收基建档案。
2、 前期准备阶段
（1）基建部门应明确一名技术负责人分管建档工作，指定有责任心懂专业技术的兼职档案员具体从事建设项目的提出、立项、审批、勘察、设计等文件材料的收集整理，做好预立卷工作。
（2）落实编制基建档案的费用
3、设计、施工阶段
（1）具体收集整理随着施工过程的进展同步形成各时间节点的文件材料，收集整理本着“谁做谁负责收集整理”的原则，建设、施工、监理单位根据合同中各自承担的工作内容、范围和职责，分别进行收集、整理、组卷。
（2）建设单位负责收集整理设计过程中形成的文件材料，并督促设计单位及时整理移交应由建设单位保存的各类文件材料。
（3）监理单位负责收集、整理监理过程中形成的文件材料，并重点做好对施工单位所形成的施工文件材料进行检查审核、会签是否与工程质量一致。
（4）各施工单位负责收集、分类、汇总、整理施工过程中形成的文件材料及竣工图的编制。
4、竣工验收阶段
（1）按合同审查并验收建设单位、施工单位、监理单位提交的建设项目中产生的各种形态的文件材料和各类图纸（设计图纸、竣工图纸等）。
（2）整理汇总整个建设项目档案。
（3）接受上级及有关业务主管档案部门的档案验收。
5、 学校综合档案室应和基建部门密切配合，随时了解基建项目主要工程进度，督促兼职档案员做好文件材料的积累工作。
6、 案卷质量要求
（1）归档的底图，格式按国家制图标准字图清晰，用纸优良
（2）文件整理按（中华人民共和国档案行业标准DA/22-2000）归档文件整理规则进行。
7、基建档案的验收与归档
（1）对基建档案的验收应在基建项目进行验收前完成，对归档不完整，组卷不符合要求，基建部门应积极配合拾遗补缺。
（2）基建档案归档时间为该基建项目竣工后一年立即归档，变更情况随时归档。
（3）全部归档案卷应有三套，一套移交给上级业务主管部门，一套归入综合档案室永久保存，一套交由物业管理部门供维修保养用。
（4）档案移交手续按规定内容填写，移交目录一式三份。

    三、基建档案的归档范围和保管期限
1、基建档案归档范围和保管期限按上级和有关业务主管部门有关文件规定执行（由特殊要求的另发），并参照《上海第二工业大学综合档案管理规章制度汇编》。
 2、凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好该技术或设备的图纸、说明书等文件的收集整理工作，并交档案部门统一管理。