一、仪器设备档案管理的职责
1、精密贵重仪器设备档案是指教学、科研、实训等仪器设备的全套随机技术文件以及论证购置、运输、开箱、安装调试、索赔、使用、维修、调拨和报废等管理工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件资料。
2、仪器设备档案是高等院校档案的重要组成部分，是设备管理工作的内容之一，仪器设备档案是否完整准确、系统，直接反映了各部门的管理水平。
3、设备管理部门要协调好与设备使用部门的关系，并将档案工作纳入本部门的工作计划之中。
4、设备管理部门设一名兼职档案员，负责仪器设备档案的收集、整理、归档工作。各学院、中心的兼职设备管理人员负责日常仪器设备材料的收集、整理。                                         
5、仪器设备档案由校档案室负责统一保管，并对设备管理部门的档案业务进行指导和监督。

二、仪器设备档案的建立和归档
1、凡是价值在10万元以上（含10万元）的各种国产和国外引进的教学科研、实训设备、均应以项目建立档案。由学校经费购置的设备随机文件资料、由学校档案室保存和提供利用。各学院、中心经费购置的设备随机文件，由各学院、中心自行保存。
2、10万元以下的国产和引进国外教学、科研、实训等仪器设备，也应按项目建立档案，学校经费购置的随机文件资料，由学校设备管理部门保管，由各学院、部门经费购置的设备随机文件，由各学院、部门自行保管。
3、校资产管理处，设备供应科、各学院、中心兼职档案员或兼职设备管理人员，对列入学校固定资产的贵重仪器设备，从申请同意购置开始，就要负责收集产生的有关文件材料，并分阶段进行整理，立卷和归档工作。
4、仪器设备文件资料应按项目独立立卷，做到每项仪器设备都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
5、10万元以上仪器设备开箱验收时，必须由使用部门、设备管理部门、供货商和档案部门四方人员参加，对开箱验收的情况及时做好记录。随机文件资料应当场由使用部门填写登记表。
6、校综合档案室负责统一保管应归档的文件材料，并提供利用服务。
7、10万元以上仪器设备的报废和调拨，应向档案部门备案保存，并组织鉴定，确定案卷销毁或随时调出。

三、归档范围和保管期限
1、仪器设备档案归档范围及保管期限参见《上海第二工业大学综合档案管理规章制度汇编》
2、10万元以上仪器设备的随机技术资料，凡有两套的，使用部门保存一套，另一套交档案室归档，如只有一套的，则由档案室保存，使用部门办理借阅手续。10万元以下由设备部门自行保管。
3、仪器设备使用、维修、调拨和报废等资料应由设备管理部门（实验室管理部门）收集、归档。