第二章 会计档案的内容
第四条 学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。会计档案分为四类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。
第五条 会计凭证包括原始凭证、记账凭证。
（一）原始凭证是打印制作记账凭证和账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。
（二）记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算的一般要求和学校的实际情况设置统一、通用的记账凭证。
第六条 会计账簿有一定格式的账页组成。会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
第七条 财务报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果（经营成果）的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。
第八条 其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，会计科目和项目编码及使用说明，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
第九条 采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。
第十条 以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不作为会计档案管理：
（1）学校年度财务预算；
（2）学校财务预算执行及考核情况；
（3）学校对外投资的文件及相关投资证明；
（4）学校年度收入分配的相关文件及资料；
（5）学校基本建设和维修工程的施工合同；
（6）各类审计决定、报告及意见；
（7）国家及学校各项财务规章制度。

第三章 日常管理
第十一条 财务处和学校档案室应统一和规范会计档案的装订、立卷要求。财务处是会计档案的立卷人，对形成的会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。
（一）建立合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。
（二）对各类会计凭证，应每月进行整理和装订。防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。
（三） 用电算化处理自动生成的账簿，应按月打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称及所属年度、管理人员，财务负责人的签章。
（四）对各类财务报告，应分别财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。
第十二条 为方便会计档案的查阅和利用，近3年形成的的会计凭证、财务报告、会计账簿以及其他会计档案暂由财务处保管。超过上述年限，但尚不够销毁年限的各类会计档案，将及时移交学校档案室保管。
第十三条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为5年、15年、25年三类。
会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。
本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
第十四条 学校以下会计档案应永久保存：
（一）学校的年度财务报告（年度决算及文字说明）；
（二）学校对外投资的凭证；
（三）会计档案保管清册；
（四）会计档案销毁清册。
第十五条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
会计档案移交，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。
第十六条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，经财务处批准后，由财务处派人监督办理；已移交给学校档案室保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务处和经办人员共同拆封整理。
第十七条 财务处设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。财务处对校外单位到本单位查阅会计档案，必须经本单位财务处负责人批准，并在办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。
第十八条 财务处保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，尚未移交档案室的，经财务处负责人批准；已移交档案室的，经财务处负责人和档案室负责人批准，方可办理借阅登记手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第十九条 财务处、档案室定期对会计档案进行清理和鉴定，对保管期满并经鉴定，确无保存价值的会计档案应按照规定程序及时销毁。
第二十条 保管期满但未结清的债权债务涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十一条 保管期满的会计档案，除本办法第二十条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一）由学校档案室会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，由档案室会和财务处负责人、主管财务和档案工作的校长分别在销毁清册上签署意见。
（二）销毁会计档案时，由档案室和财务处共同派员监销，监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校分管财务和档案工作的校长。
第二十二条 本办法自公布之日起施行。

附表      
上海第二工业大学会计档案保管期限表
序号  档案名称                    保管期限
一、 会计凭证类
1．   原始凭证                     15年
2．   记账凭证                     15年
3．   汇总凭证                     15年
二、会计账簿类
4．   总账 （包括日记总账 ）       15年
5．   明细账                       15年
6．   日记账                       25年
7．   固定资产明细账（卡片） 固定资产报废清理后保管5年
8.    辅助账簿                     15年
三、 财务报告类 包括学校各部门的汇总财务报告
9． 月、季度财务报告（文字分析 ）  5年 包括文字分析。
10． 年度财务决算报告（文字分析 ） 永久
四、其他类
11. 会计移交清册                    15年
12. 会计档案保管清册                永久
13. 会计档案销毁清册                永久
14. 银行余额调节表 15. 银行对账单   5年
16. 工资清册                        永久
17. 个人公积金存根                  永久